Besonderes elektronisches Behördenpostfach (BeBPo)

Auf der Grundlage der Verordnung zum elektronischen Rechtsverkehr und weiterer gesetzlicher Regelungen sind alle Kommunen verpflichtet, ab dem 1.1.2022 Schriftstücke und Anträge elektronisch einzureichen und auch Antworten elektronisch empfangen zu können. Hierzu kann das sogenannte „besondere elektronische Behördenpostfächer (beBPo)“ beantragt und eingerichtet werden.


Die SIT bietet hierfür das Mentana-Gateway des Herstellers FP Digital, früher Mentana Claimsoft, an um die Kommunikation mit der Justiz im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs verbandseinheitlich zu führen. Die Kosten der Basisnutzung werden über die Verbandsumlage finanziert.


Dieses Produkt kann bestellt werden, wenn Sie Verbandsmitglied der SIT sind. Falls Sie kein Verbandsmitglied der SIT sein sollten, ist es erforderlich, dass Ihr E-Mail-System die SIT als SMTP-Provider in das Internet nutzt.

Dieses Produkt kann bestellt werden, wenn Sie Verbandsmitglied der SIT sind. Falls Sie kein Verbandsmitglied der SIT sein sollten, ist es erforderlich, dass Ihr E-Mail-System die SIT als SMTP-Provider in das Internet nutzt.

Am Ende des Bestellprozesses werden Sie gebeten, die Anlage "Auftragsdokument_BeBPo.pdf" unterschrieben wieder hochzuladen. Auf diese Weise wird das Angebot in einen Auftrag umgewandelt.

Rechnungsadresse:
Kontaktdaten:
Bestellung Kernprodukt
Das Kernprodukt ist Umlagefinanziert. Neben der Umlage fallen keine weiteren Kosten an.

Das Kernprodukt enthält folgende Leistungen:

• Pflege, Hosting und Support
• Bereitstellung eines BeBPo-Connector inkl. eines beBPo-Kontos,
eines User, x-Justizdatensatzes, eEBm Outlook-Plugin über das
Mentana-Gateway

Das Kernprodukt wird nach folgender Leistungsstaffelung abhängig der Einwohnerzahl angeboten. Die Einordnung erfolgt durch die SIT.

• Staffel 1 für Städte und Gemeinden <20.000 Einwohner:
Gateway, ein Postfach, ein User, keine Regeln

• Staffel 2 für Städte und Gemeinden >20.000 Einwohner, >50.000 Einwohner:
Gateway, ein Postfach, zwei User, zwei Regeln

• Staffel 3 für Städte und Gemeinden >50.000 Einwohner:
Gateway, ein Postfach, 21 User, sechs Regeln

• Staffel 4 für Kreisverwaltungen:
Gateway, ein Postfach, 51 User, zehn Regeln

Bitte beachten Sie auch die notwendigen Pflichtangaben im unteren Teil des Bestellformulars.

Bestellung zusätzlicher Positionen
Sollten neben dem Kernprodukt weitere Leistungen benötigt werden, können diese zusätzlich kostenpflichtig bestellt werden.

Bitte beachten Sie: Das Hinzubuchen und die Verwendung von Regeln erfordert je nach Regeltyp zusätzliche User. Als User wird eine natürliche Person verstanden, welche Zugriff zum BeBPo-Konto hat.
Allgemeine Optionen
Zusätzliche Regeln
Zusätzliche User
Weiteres BeBPo-Postfach
Portalzugang
Die Portalerweiterung dient als Backuplösung, um z. B. bei Ausfall des Mentana Gateway weiterhin die gesetzlich vorgeschriebene Kommunikation mit der Justiz auf elektronischen Wege zu gewährleisten. Hierzu wird eine Weboberfläche bereitgestellt, die sämtliche Postfächer abbildet und das Senden und Empfangen von Nachrichten ermöglicht.
Auf Anfrage ist das Hinzubuchen unbegrenzter User und Regeln möglich. Wir fertigen Ihnen hierfür gerne ein individuelles Angebot an.

Flatrate
Sollten Sie in Ihrer Verwaltung kein Outlook einsetzen, unterbreitet Ihnen die SIT gerne ein Entwicklungsangebot für die PlugIn-Alternative.

Zusätzliche Angaben

Für die Einrichtung des Postfachs ist das Vorhandensein einer registrierten und freigeschalteten Safe-ID sowie die Bereitstellung des Postfach-Zertifikats (wird bei Beantragung der Safe-ID verwendet) inkl. privatem Schlüssel notwendig.
Um die Bestellung abschließen zu können, benötigen wir die oben genannten Informationen. Nachfolgend haben Sie die Möglichkeit des Zertifkatsuploads sowie der Eingabe der Safe-ID.

Das Zertifikatspasswort wird von der SIT telefonisch erfragt.
Des Weiteren benötigen wir den von Ihnen gewünschten BeBPo-Postfachnamen:
Zusätzlich wird eine Liste der zu verknüpfenden User benötigt. Wir benötigen nur die E-Mailadresse des Nutzers. Bitte laden Sie diese hier hoch:
Sollten Sie bereits Regeln für die Weiterleitung von beBPo-Nachrichten nach Aktenzeichen kennen, können Sie diese ebenfalls hier hochladen:
Sollten Sie zu dem erhaltenen Angebot eine interne vorgangsspezifische Kennzeichnung verwenden, beispielsweise eine Bestellnummer, dann bieten wir Ihnen die Möglichkeit, diese Information auf den Rechnungen zu dem jeweiligen Angebot mit aufzuführen. Bitte tragen Sie diese Nummer in das Textfeld "Ihre Referenz" ein. Sofern Sie E-Rechnungen von uns erhalten, wird diese Nummer im Feld BT-13 ausgewiesen.
Ein Mitarbeiter der SIT wird sich nach der Auftragsbestätigung bei Ihnen melden, um das weitere Vorgehen abzustimmen und das Zertifikatspasswort zu erfragen.

Vertragslaufzeiten
Die vertraglichen Leistungen haben eine Mindestlaufzeit von 60 Monaten zum Jahresende.
Die Laufzeit beginnt ab Bereitstellung, spätestens zum ersten des Folgemonats nach Lieferung.
Sofern der Vertrag von keiner Vertragspartei gekündigt wird, verlängert er sich stillschweigend um jeweils
12 Monate.
Die SIT ist berechtigt, die Preise bei erheblichen Veränderungen in den Beschaffungskosten anzupassen.

Kündigungsfristen
Der Vertrag kann von beiden Vertragsparteien mit einer Frist von 6 Monaten zum Jahresende gekündigt werden. Eine Kündigung bedarf der Schriftform.

Umsatzsteuerklausel:

1. Nach einvernehmlicher Auffassung der Vertragsparteien erfüllen die in diesem Vertrag vereinbarten Rechtsgeschäfte die Voraussetzungen der Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 29 Umsatzsteuergesetz. Daher wird keine Umsatzsteuer erhoben. Das Mitglied bestätigt, dass die von SIT empfangenen Leistungen im vollen Umfang steuerkonform gem. § 4 Nr. 29 UStG einsetzt (eine dem Gemeinwohl dienende nichtunternehmerische Tätigkeit oder eine dem Gemeinwohl dienende Tätigkeit, die nach den Nummern 11b, 14 bis 18, 20 bis 25 oder 27 von der Steuer befreit ist).

2. Sollten die zuständigen Finanzbehörden entgegen der einvernehmlichen Auffassung der Parteien gleichwohl der Ansicht sein, dass eines (oder mehrere) der in diesem Vertrag vereinbarten Rechtsgeschäfte ganz, teilweise oder mit einem höheren Anteil der Umsatzsteuer unterliegen, weil die Voraussetzungen der Steuerfreiheit nicht gegeben sind, hat der Kunde die gesetzliche Umsatzsteuer auf den umsatzsteuerbaren und -pflichtigen Kaufpreis(teil) zu zahlen, und zwar Zug-um-Zug gegen Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des § 14 UStG durch die SIT.

3. Sofern und soweit die Steuerpflicht den Vorsteuerabzug auf Eingangsleistungen der SIT ermöglicht, mindert der daraus erwachsende wirtschaftliche Vorteil das nach dieser Vereinbarung vom Käufer zu entrichtende Entgelt in gleicher Höhe. Die Entgeltminderung tritt erst ein, wenn und soweit der Verkäufer die Vorsteuer tatsächlich geltend gemacht hat und dieser Vorsteueranspruch von den Finanzbehörden nicht bestritten wird.

4. Die Vertragsparteien vereinbaren ausdrücklich, dass eine Verjährung des Anspruchs auf Erstattung der Umsatzsteuer nicht innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten nach Eintritt der Festsetzungsverjährung für die Umsatzsteuer des maßgebenden Zeitraums eintritt.

5. Das Mitglied verpflichtet sich, eine nicht steuerkonforme Verwendung i.S. von § 4 Nr. 29 UStG oder eine geänderte Quote der nichtsteuerkonformen Verwendung, SIT unverzüglich mitzuteilen. ________________________________________________________________________________________
Hier können Sie das ausfüllbare Auftragsdokument herunterladen.

Bitte laden Sie im nächsten Schritt das unterschriebene Auftragsdokument als PDF hoch. Nur so wird das Angebot zu einem bindenden Auftrag.